“真是太感謝你們了，幫我找到了2012年契稅完稅憑證稅務(wù)存聯(lián)，解決了辦理不動產(chǎn)證的大難題。”近日，家住花樣年華小區(qū)的劉燕女士對許昌市鄢陵縣稅務(wù)局表達了感謝，這是該局強化檔案電子化規(guī)范化管理，提高檔案開發(fā)利用水平，惠民利企的一個縮影。

為進一步提高征管檔案的使用效率和利用效益，去年以來，鄢陵縣稅務(wù)局大力推進以規(guī)范化、電子化為核心檔案管理工作機制，健全組織管理，加強分類整理，強化硬件管理，規(guī)范日常管理， 創(chuàng)新服務(wù)方式，實現(xiàn)了檔案利用與辦稅服務(wù)的高效運轉(zhuǎn)，有力推動了鄢陵稅收事業(yè)提能增效。

健全組織管理，實現(xiàn)檔案管理規(guī)范化。為統(tǒng)一規(guī)范、有效保護和充分利用稅收征管檔案，該局成立了檔案規(guī)范化、電子化管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組，多次組織召開征管檔案規(guī)范化、電子化管理工作專題會議，研究征管檔案規(guī)范化、電子化管理工作，征集相關(guān)股室和分局對現(xiàn)行征管規(guī)范化、電子化資料管理工作的意見建議，研究制定征管檔案規(guī)范化、電子化管理辦法。同時成立檔案規(guī)范化、電子化管理工作小組，安排專職檔案管理人員及兼職管理人員，嚴格按照“誰辦理誰負責”原則，為征管檔案規(guī)范化、電子化建設(shè)提供有力保障。

加強分類整理，實現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)化。堅持安全、保密、精準、規(guī)范的原則，清理稅務(wù)機構(gòu)合并以前和以后的各類文書檔案、會計檔案、征管檔案，并按照電子檔案系統(tǒng)具體操作流程規(guī)范，結(jié)合稅收征管業(yè)務(wù)“真實、準確、規(guī)范”要求，科學分類、整理、編號、裝訂、入庫，做到整齊規(guī)范、排列有序、查找方便。同時，利用電子掃描儀、高拍儀等工具進行電子檔案歸檔，按照檔號編制，形成一案一卷、一卷一號的電子目錄，確保征管基礎(chǔ)信息的準確性和完整性，把“死檔案”變成“活信息”，讓檔案作用得到進一步有效發(fā)揮。

強化硬件管理，實現(xiàn)檔案管理安全化。建立規(guī)范化的專用檔案室，配備檔案管理計算機、空調(diào)、溫濕度計、消防器材、除濕機、吸塵器、干燥劑、殺蟲劑、監(jiān)控系統(tǒng)等必備設(shè)備用品，各類檔案設(shè)施齊全、完備、好用，確保檔案室消防、報警、電路、管道等符合相關(guān)規(guī)定，做到防火、防盜、防水、防 爆；制定救災(zāi)應(yīng)急預(yù)案，組織檔案管理人員學習保密及檔案管理制度規(guī)定，加強日常管理，定期排查安全風險隱患，杜絕檔案安全事故，確保檔案實體和信息的絕對安全。

規(guī)范日常管理，實現(xiàn)檔案管理科學化。建立檔案管理檢查機制，不定期對移交的各類檔案及歸檔情況進行檢查，將檔案管理納入組織績效考評，對各類檔案的采集、整理、移交、保管、借閱等各個環(huán)節(jié)與各股室和各稅務(wù)分局職責予以明確，確保檔案從立卷歸檔到保管統(tǒng)計，從移交利用到查詢保管有章可循。

創(chuàng)新服務(wù)方式，提升檔案開發(fā)利用便利化。為彰顯檔案管理增值利用成效，該局建立了檔案的歸檔文件目錄、案卷目錄等檢索工具和查閱審批日記、利用效果記錄等制度，運用計算機進行檔案檢索，規(guī)范查閱行為，提高查閱效率，并組織、指導(dǎo)檔案管理人員編撰實用的人事檔和征管檔案信息，讓檔案資料“活”起來，主動服務(wù)機關(guān)和基層以及全縣納稅人、繳費人。目前，該局文書檔案共整理12306件，數(shù)字化掃描17631頁。其中，稅收業(yè)務(wù)檔案資料5166卷，會計檔案689卷，實物檔案162件，聲像檔案中照片檔案230張(盤)，并按檔案規(guī)范要求全部制作了全文數(shù)字化目錄數(shù)據(jù)庫。僅2023年1至5月，就有32家企業(yè)財務(wù)人員和26名契稅納稅人通過該局檔案查詢第一時間解決了因征管資料遺失導(dǎo)致辦事卡殼的問題。